Λογιστικά σφάλματα που κάνουν οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων

Ενώ μπορεί να είναι χρήσιμο να επεξεργάζεστε γρήγορα συναλλαγές με ένα λογισμικό λογισμικού λογισμικού υψηλής ισχύος, πληρώνετε για να διορθώσετε τα λάθη είναι κάτι που θα θέλατε να αποφύγετε. Είναι συχνά ότι γνωρίζοντας τι λάθη να αναζητήσουμε κάνει τη διαφορά μεταξύ πληρωμής για να διορθώσουμε ένα λάθος και να το πάρουμε σωστά την πρώτη φορά. Μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και χρήματα για τη μικρή επιχείρησή σας αποφεύγοντας τα κοινά λάθη που κάνουν οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων όταν τηρούν τα λογιστικά τους αρχεία. Εδώ είναι πέντε κοινά λάθη λογιστικής που οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων κάνουν και μερικές προτάσεις για το πώς να τα διορθώσετε:

01 Συχνές εγγραφές συναλλαγών σε μια προηγούμενη περίοδο

Αφού κλείσετε τα βιβλία για μια οικονομική χρήση, δεν πρέπει να επιστρέψετε για να τα αλλάξετε. Ακόμα, μερικές λογιστικές εφαρμογές, όπως το QuickBooks, δεν σας επιτρέπουν να κλειδώνετε οικονομικά στοιχεία προηγούμενης περιόδου, ώστε να μπορείτε να καταχωρίσετε καταχωρήσεις του τρέχοντος έτους σε μια προηγούμενη περίοδο, αν δεν είστε προσεκτικοί. Άλλα λογιστικά προγράμματα λογισμικού σας επιτρέπουν να κάνετε αυτό το λάθος, αν δεν έχετε ρυθμίσει το λογισμικό για να κλειδώσει τα οικονομικά της προηγούμενης περιόδου.

Επανεξέταση ισολογισμού προηγούμενης περιόδου για αλλαγέςΑν έχετε καταγράψει συναλλαγές σε μια προηγούμενη περίοδο, ο Ισολογισμός θα αλλάξει. Ως εκ τούτου, μπορείτε να ελέγξετε τον Ισολογισμό της προηγούμενης περιόδου, για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχει αλλάξει από τότε που έκλεισατε τα βιβλία σας. Αν αλλάξει, θα πρέπει να διερευνήσετε.

02 Λανθασμένο υπόλοιπο στο υπόλοιπο περιουσιακών στοιχείων ή ευθυνών

Οι λογαριασμοί περιουσιακών στοιχείων θα πρέπει να έχουν χρεωστικά υπόλοιπα, ενώ οι λογαριασμοί υποχρεώσεων θα πρέπει να έχουν πιστωτικά υπόλοιπα. Οι πιο συνηθισμένες αιτίες για την ύπαρξη λανθασμένου υπολοίπου στους λογαριασμούς του ισολογισμού είναι η καταχώρηση καταχωρήσεων σε εσφαλμένο λογαριασμό, ο εσφαλμένος προσδιορισμός λογαριασμών και η διόρθωση καταχωρήσεων προσαρμογής.

Ελέγξτε τον ισολογισμό σας για σφάλματαΕλέγχετε τον Ισολογισμό για να βεβαιωθείτε ότι τα περιουσιακά στοιχεία και οι υποχρεώσεις έχουν τα σωστά υπόλοιπα. Εάν υπάρχει ένας λογαριασμός με εσφαλμένο υπόλοιπο, μπορείτε να τραβήξετε τις λεπτομέρειες αυτού του λογαριασμού για να βρείτε τις καταχωρήσεις που προκάλεσαν το σφάλμα. Αυτός ο έλεγχος πρέπει να διεξάγεται τουλάχιστον κάθε μήνα.

03 Λάθος υπόλοιπο στο υπόλοιπο εσόδων ή εξόδων

Οι λογαριασμοί εσόδων πρέπει να έχουν πιστωτικά υπόλοιπα, ενώ οι λογαριασμοί δαπανών θα πρέπει να έχουν χρεωστικά υπόλοιπα. Ορισμένες αιτίες αυτού του σφάλματος είναι η καταχώρηση καταχωρήσεων σε εσφαλμένο λογαριασμό, η κατάργηση των λογαριασμών και η διπλασιασμός των καταχωρήσεων προσαρμογής, γεγονός που είναι ο ίδιος λόγος για την ύπαρξη εσφαλμένων υπολοίπων στους λογαριασμούς ισολογισμού.

Ελέγξτε την κατάσταση εισοδήματός σας για σφάλματαΕλέγχετε την Κατάσταση Αποτελεσμάτων για να βεβαιωθείτε ότι τα έσοδα και τα έξοδα έχουν τα σωστά υπόλοιπα. Εάν υπάρχει ένας λογαριασμός με εσφαλμένο υπόλοιπο, μπορείτε να τραβήξετε τις λεπτομέρειες αυτού του λογαριασμού για να βρείτε τις καταχωρήσεις που προκάλεσαν το σφάλμα. Αυτός ο έλεγχος πρέπει να διεξάγεται τουλάχιστον κάθε μήνα.

04 Έξτρα ταξινόμησης

Τα λογιστικά συστήματα μικρών επιχειρήσεων εξοικονομούν χρόνο, επειδή οι καταχωρίσεις μπορούν να αναρτώνται γρήγορα και εύκολα. Όταν εισάγετε πληροφορίες, είναι επίσης εύκολο να επιλέξετε το λάθος λογαριασμό εξόδων ή την περιγραφή εξόδων. Οι εσφαλμένες δαπάνες δεν συνεπάγονται μόνο ότι το λογιστικό σύστημα μπορεί να μην αντικατοπτρίζει σωστά τι συμβαίνει στην επιχείρησή σας, αλλά μπορεί να προκαλέσει πραγματικούς πονοκεφάλους εάν η οικονομική και φορολογική αναφορά δεν είναι ακριβής.

Κοιτάξτε τις δηλώσεις εξόδων σας περιοδικάΑντιστοιχίστε κάποιον για να σαρώσετε τις δαπάνες σας περιοδικά για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα είναι λογικά. Για παράδειγμα, εάν καταλογίζεται δαπάνη στα γεύματα στο λογαριασμό μίσθωσης, συνήθως θα ξεχωρίζει λόγω της περιγραφής των καταχωρίσεων.Μια άλλη ένδειξη ότι τα έξοδα μπορεί να ταξινομηθούν εσφαλμένα είναι ανεξήγητες από πλευράς προϋπολογισμού έως πραγματικές διαφορές.

05 Δεν ζητά βοήθεια όταν χρειάζεται

Έχετε ακούσει την έκφραση "πενιχρό σοφός και φτωχός δολάριο" σε σχέση με ανθρώπους που θα περάσουν λίγες ώρες από το χρόνο τους για να εξοικονομήσουν μερικά δολάρια. Πρέπει να συνειδητοποιήσετε ότι η δουλειά σας είναι να τρέχετε την επιχείρησή σας - ένας εργολάβος χτίζει, ζωγράφου ζωγραφίζει και ένα realtor πωλεί. Μερικές φορές δεν αξίζει τον κόπο σας να ξοδεύετε ώρες με τις ώρες που περνούν τις λεπτομέρειες των λογιστικών σας αρχείων ή να ερευνάτε πώς να διορθώσετε ένα λάθος που έχετε κάνει.

Άνεμος σε επαγγελματία επαγγελματία λογιστώνΑν μπορείτε να κάνετε περισσότερα από ότι θα δαπανήσετε, τείνοντας σε άλλα θέματα εκτός από τα λογιστικά σας ζητήματα, τότε θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αναθέσετε το πρόβλημα σε έναν επαγγελματία λογιστή ή λογιστή.

06 Δεν εξοικονομεί εισιτήρια

Καταγράψατε με επιμέλεια όλες τις δαπάνες σας στα λογιστικά σας αρχεία. Η δήλωση δαπανών σας είναι έργο τέχνης, χωρίς λάθη ή παραλείψεις. Στη συνέχεια, σας ζητηθεί από το IRS. χωρίς αποδείξεις, οι δηλώσεις δαπανών σας είναι άχρηστες.

Κρατήστε τα Έσοδά σαςΑποθηκεύστε τις αποδείξεις σας ή δημιουργήστε σαρωμένα αντίγραφα όλων αυτών.

07 Αδυναμία προγραμματισμού αντιγράφων ασφαλείας

Πολλές μικρές επιχειρήσεις βασίζονται στο λογισμικό για να κάνουν τη λογιστική εργασία γι 'αυτούς, αλλά δεν λαμβάνουν υπόψη τα σφάλματα ή τα σφάλματα του συστήματος. Ένα μόνο πρόβλημα μπορεί να σβήσει τα αρχεία σας.

Προγραμματισμός ρουτίνας αντιγράφων ασφαλείαςΠρογραμματίστε εβδομαδιαία αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας χρησιμοποιώντας το cloud storage ή έναν συγκεκριμένο διακομιστή που έχει τεθεί κατά μέρος για αυτή την εργασία.

08 Όχι εκπαιδευτικό προσωπικό

Ανεξάρτητα από το πόσο ισχυρό είναι το λογισμικό σας, το προσωπικό σας χρειάζεται εκπαίδευση για να είναι αποτελεσματική. Ένας ακατάλληλα εκπαιδευμένος υπάλληλος μπορεί να καταστρέψει τα αρχεία σας τυχαία, απορρίπτοντας όλα τα έξοδά σας και φύλλα κέρδους.

Εκτελέστε τακτική εκπαίδευσηΚατά τη διάρκεια της διαδικασίας επιβίβασης, πραγματοποιήστε περιεκτικές εκπαιδευτικές συνεδρίες και διαθέτετε τριμηνιαίες ανανεώσεις για να διασφαλίσετε ότι όλο το προσωπικό μπορεί να εισάγει και να ενημερώνει με ακρίβεια τις πληροφορίες.