Συμβουλές για την επιλογή του καλύτερου λογισμικού προϋπολογισμού

01 Ευέλικτες κατηγορίες προϋπολογισμού

Οι κατηγορίες χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό των εσόδων και των εξόδων του λογισμικού του προϋπολογισμού και αποτελούν το θεμέλιο στο οποίο θα χτίσετε τον προϋπολογισμό σας. Το λογισμικό που σκέφτεστε θα σας επιτρέψει να αλλάξετε κατηγορίες με επεξεργασία για να αλλάξετε το όνομα, να διαγράψετε ή να προσθέσετε τις δικές σας κατηγορίες. Αποφύγετε λογισμικό προϋπολογισμού που σας κλειδώνει σε ένα προεπιλεγμένο σύνολο κατηγοριών εσόδων και εξόδων και δεν σας επιτρέπει να κάνετε αλλαγές.

Στο λογισμικό, θα αντιστοιχίσετε κατηγορίες σε συναλλαγές που πραγματοποιείτε καθόλη τη διάρκεια του μήνα και είναι σημαντικό να επιλέξετε τις σωστές κατηγορίες για να καθορίσετε τις δαπάνες σας έτσι ώστε η αναφορά του προϋπολογισμού να είναι ακριβής. Θα πρέπει να είστε σε θέση να διαιρέσετε τις συναλλαγές σε υποκατηγορίες εάν θέλετε πιο λεπτομερείς αναφορές.

02 Μεταβολές εσόδων και εξόδων μήνα έως μήνα

Ο καθένας έχει κάποιες διακυμάνσεις στις δαπάνες, όπως οι λογαριασμοί θέρμανσης που είναι υψηλότεροι το χειμώνα, ή το εισόδημα που αλλάζει από μήνα σε μήνα.

Εάν πρέπει να εργαστείτε με κυμαινόμενο εισόδημα, θα θέλετε το λογισμικό προϋπολογισμού να μην σας αναγκάζει να εισάγετε το ίδιο μηνιαίο ποσό για το εισόδημα. Για έξοδα που αλλάζουν συχνά, μπορείτε να διαθέσετε το μέσο ποσό δαπάνης σε ένα χρόνο διαιρώντας το σύνολο όλων των αναμενόμενων πληρωμών για ένα έτος με 12. Ακριβώς να είστε βέβαιος να καθορίσει τα αχρησιμοποίητα κεφάλαια κατά τους μήνες όπου οι δαπάνες είναι ελαφρύτερες για να καλύψουν τους μήνες όταν λογαριασμούς είναι υψηλότερες.

Μια άλλη καλή επιλογή για τον χειρισμό εισοδήματος ή εξόδων που αλλάζουν από μήνα σε μήνα είναι η χρήση λογισμικού προϋπολογισμού φακέλων, που συζητείται στη συνέχεια.

03 Δοκιμάστε τον προϋπολογισμό των φακέλων

Ο προϋπολογισμός του φακέλου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δουλέψετε με τις διακυμάνσεις των εξόδων. Το λογισμικό που λειτουργεί βάσει αυτής της αρχής μεταφέρει τα αχρησιμοποίητα κεφάλαια στις κατηγορίες δαπανών προς τα εμπρός μέχρι τον επόμενο μήνα. Το λογισμικό προϋπολογισμού για φακέλους θα κατανέμει επίσης αυτόματα τις πληρωμές μεταξύ των κατηγοριών προϋπολογισμού για να αντικατοπτρίζει τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να ξοδέψετε τα χρήματά σας.

04 Εκθέσεις προϋπολογισμού

Το λογισμικό προϋπολογισμού που επιλέγετε πρέπει να έχει μερικές απλές αναφορές που σας δείχνουν πόσο καλά παρακολουθείτε τον προϋπολογισμό σας σε μηνιαία, τριμηνιαία και ετήσια βάση. Εάν σκοπεύετε να παρακολουθήσετε τις δαπάνες σας πολύ προσεκτικά, βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό προσφέρει εβδομαδιαίες αναφορές ή πίνακες ελέγχου σε πραγματικό χρόνο, όπου μπορείτε να δείτε εκθέσεις με μια ματιά σε βασικές κατηγορίες προϋπολογισμού. Οι βασικές αναφορές δείχνουν το προϋπολογισμένο ποσό, τις πραγματικές δαπάνες και τη διαφορά μεταξύ των δύο και θα πρέπει να μπορείτε να αλλάξετε το χρονικό πλαίσιο για αυτήν την αναφορά. Το λογισμικό πιθανότατα θα έχει και άλλες λεπτομερέστερες αναφορές. Εάν θέλετε να εκτυπώσετε αναφορές προϋπολογισμού, αναζητήστε τη δυνατότητα να το κάνετε αυτό. Ορισμένα ηλεκτρονικά λογισμικά παρέχουν μόνο αναφορές στην οθόνη.

05 Ασφάλεια χρηματοοικονομικών πληροφοριών

Η κρυπτογράφηση δεδομένων είναι απαραίτητη αν εισάγετε αριθμούς λογαριασμού ή άλλες πληροφορίες ταυτοποίησης στο λογισμικό προϋπολογισμού ή εάν κάνετε λήψη συναλλαγών αντί να τις εισάγετε με το χέρι. Διαβάστε τη δήλωση απορρήτου ή ασφαλείας για λογισμικό online προϋπολογισμού.

• Η ασφάλεια δεν αποτελεί πρόβλημα όταν ρυθμίζετε λογαριασμούς με γενικά ονόματα όπως Checking ή Master Card και χωρίς αριθμούς λογαριασμών ή προσωπικές πληροφορίες. Ακόμα κι αν τα δεδομένα σας έχουν καταστραφεί, δεν θα υπήρχε τρόπος να κλέψετε την ταυτότητά σας ή τους αριθμούς λογαριασμού σας.
• Κωδικοί πρόσβασης: Εάν το λογισμικό προϋπολογισμού για υπολογιστές γραφείου δεν απαιτεί κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση, ρυθμίστε τον υπολογιστή σας με κωδικό πρόσβασης κατά την εκκίνηση. Το ηλεκτρονικό λογισμικό προϋπολογισμού απαιτεί πάντα έναν κωδικό πρόσβασης (μην χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό λογισμικό χωρίς κωδικό πρόσβασης!).

06 Κρατήστε τα δεδομένα σας

Το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού προϋπολογισμού θα σας επιτρέψει να εξάγετε τα δεδομένα σας σε ένα αρχείο CSV που μπορεί εύκολα να διαβαστεί από λογισμικό υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα σημαντική αν χρησιμοποιείτε λογισμικό που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε συναλλαγές σε διάφορους χρηματοοικονομικούς λογαριασμούς. Αν αποφασίσετε μελλοντικά να χρησιμοποιήσετε άλλο λογισμικό προϋπολογισμού ή προσωπικής χρηματοδότησης ή εάν θέλετε να αναλύσετε τις δαπάνες σε ένα υπολογιστικό φύλλο, τα δεδομένα σας σε CSV, QIF ή άλλη μορφή θα εξοικονομήσουν ώρες εισαγωγής δεδομένων.

07 Η εγκατάσταση πρέπει να είναι εύκολη

Αυτό μπορεί να είναι εκπληκτικό, αλλά ο ιδιαίτερα εύκολος τρόπος δημιουργίας ενός προϋπολογισμού σε αυτό το λογισμικό δεν είναι πραγματικά τόσο σημαντικό όσο τα άλλα χαρακτηριστικά που αναφέρονται παραπάνω. Αυτό συμβαίνει επειδή, μόλις δημιουργηθεί ο προϋπολογισμός, δεν θα εργαστείτε μαζί του, εκτός από το ενδεχόμενο να το τσιμπήσετε μεταβάλλοντας τα ποσά που έχουν εγγραφεί στον προϋπολογισμό ή μια κατηγορία δαπανών εδώ και εκεί.

Φυσικά, δεν θέλετε το λογισμικό προϋπολογισμού που είναι δύσκολο να εγκατασταθεί, και το καθήκον πραγματικά δεν πρέπει να είναι μια ταλαιπωρία. Ο καλύτερος τρόπος για να καθορίσετε πόσο εύκολο είναι να χρησιμοποιήσετε λογισμικό προϋπολογισμού είναι να κάνετε λήψη μιας δωρεάν δοκιμής, η οποία συνήθως προσφέρεται.Εάν θέλετε να πειραματιστείτε με σενάρια προϋπολογισμού, βεβαιωθείτε ότι υποστηρίζονται τα σενάρια σε περίπτωση εκτύπωσης ή η αποθήκευση ενός υπάρχοντος προϋπολογισμού κατά την επεξεργασία ενός αντιγράφου. Εάν θέλετε να έχετε περισσότερους από έναν προϋπολογισμούς, για παράδειγμα, έναν προσωπικό προϋπολογισμό και έναν προϋπολογισμό για μια μικρή επιχείρηση, το λογισμικό πρέπει να υποστηρίζει πολλαπλούς προϋπολογισμούς.

08 Επιλογές λογισμικού προϋπολογισμού

Έχω στρογγυλοποιήσει τις καλές επιλογές του λογισμικού προϋπολογισμού που είναι εύκολο στη χρήση και έχουν αρκετά χαρακτηριστικά για να κρατήσουν τις δαπάνες σας σε καλό δρόμο τώρα και στο μέλλον. Το 10 Λογισμικό Προϋπολογισμού και οι Εφαρμογές Διαδικτύου έχουν επιλογές για υπολογιστές Mac και Windows και εφαρμογές online προϋπολογισμού.