Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις συναντήσεις One-on-One

Εάν είστε διαχειριστής, πιθανότατα γνωρίζετε ήδη ότι πρέπει να πραγματοποιείτε συναντήσεις one-on-one με τους υπαλλήλους σας. Αυτό είναι πολύ προφανές. Αλλά τι θα έπρεπε να κάνεις σε αυτές τις συναντήσεις; Πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι είναι παραγωγικοί και χρήσιμοι, αντί να υπολογίζετε για ένα ακόμη σημάδι στη λίστα διαχείρισής σας;

Εδώ είναι επτά τρόποι για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις προσωπικές σας συναντήσεις με τους υπαλλήλους.

1. Πρόοδος στόχου

Εκτός από τις τακτικές συσκέψεις one-on-one, θα πρέπει να έχετε τους ετήσιους στόχους απόδοσης. Ο προγραμματισμός της ανάπτυξης των επιδόσεων δεν είναι μόνο για να περάσει τις περυσινές επιτυχίες και αποτυχίες. πρόκειται να θέσει στόχους και στόχους για το τρέχον έτος. Θα αναφερθώ σε αυτούς τους στόχους καθ 'όλη τη διάρκεια του έτους.

Κάθε φορά που συναντάς τους υπαλλήλους σου, θα ρίξεις μια ματιά σε αυτούς τους στόχους και θα δεις πώς προχωρούν προς την κατεύθυνση της επίτευξής τους. Οι υπάλληλοί σας θα γνωρίζουν πάντα τι αναμένεται από αυτούς και πάντα θα ξέρετε πού βρίσκονται σε σχέση με την απαιτούμενη πρόοδο.

2. Αλλαγή στόχων

Αυτό μπορεί να φαίνεται το αντίθετο από το παραπάνω σημείο, αλλά οι στόχοι που τέθηκαν τον Δεκέμβριο δεν έχουν πάντα νόημα τον Ιούλιο. Οι εταιρείες αναδιοργανώνονται, οι πελάτες εγκαταλείπουν τον οργανισμό σας και γίνονται νέοι πελάτες. Οι εργαζόμενοι εγκαταλείπουν και προσλαμβάνονται αντικαταστάσεις. Τα έργα σκοτώνονται και προστίθενται νέα έργα. Με άλλα λόγια, μην διστάσετε να κάνετε αλλαγές στα αρχικά σχέδια.

Όταν καθίσετε με τους υπαλλήλους και κοιτάξτε τους στόχους και το ένα γκολ δεν έχει νόημα, πετάξτε το έξω. Δεν υπάρχει ενοχή. Απαλλαγείτε από αυτό και προσθέστε ένα νέο, εάν χρειάζεται. Τώρα, εάν ένας στόχος δεν έχει πλέον νόημα επειδή ο υπάλληλός σας πέτυχε τον στόχο, τότε τον συγχαίρω και τον απομακρύνετε από τη λίστα.

3. Ρωτήστε για την απαραίτητη υποστήριξη

Μια συνάντηση μία προς μία είναι η ιδανική στιγμή για να ρωτήσετε τον υπάλληλο όπου χρειάζεται βοήθεια. Ένα πολύπλοκο έργο μπορεί να χρειαστεί περισσότερο ανθρώπινο δυναμικό. Μπορεί να εργάζεται με έναν συνεργάτη που είναι ένας νταής και ένα τσίμπημα. Έχει μόλις ανακαλύψει ότι είναι έγκυος και θα χρειαστεί χρόνο για ιατρικά ραντεβού. Αλλά, περπατήστε προσεκτικά - μην ρωτάτε για τις ανάγκες αν θα τους αγνοήσετε όταν εντοπιστούν.

Μην ζητάτε βοήθεια ως ένδειξη ότι ο υπάλληλός σας είναι ανίκανος να εκτελέσει την εργασία της. Ο καθένας χρειάζεται βοήθεια και είναι καλύτερο να δημιουργήσετε ένα ανοιχτό, υποστηρικτικό περιβάλλον και όχι να περιμένετε μέχρι να υπάρξει καταστροφή που θα πρέπει να περάσετε τον καθορισμό του Σαββατοκύριακου.

4. Προγραμματισμός καριέρας

Ενώ εσείς εστιάζετε στην επίτευξη της δουλειάς σας σήμερα, οι εργαζόμενοί σας ανησυχούν για το μέλλον τους. Ενώ αυτό δεν είναι το επίκεντρο όλων σε μία συνάντηση, ο σχεδιασμός της σταδιοδρομίας αποτελεί πολύτιμο μέρος των τακτικών συναντήσεων. Αυτό είναι προς όφελός σας καθώς και το όφελος του υπαλλήλου σας.

Θέλετε να ξέρετε πού θέλει να πάει και θα θελήσετε να την βοηθήσετε κατά μήκος αυτού του μονοπατιού. Γιατί; Επειδή το καλύτερο που μπορείτε να κάνετε για την επιχείρησή σας είναι να βοηθήσετε να διατηρήσετε τους καλύτερους υπαλλήλους. Αυτό περιλαμβάνει την αύξηση της σταδιοδρομίας - πολύ λίγοι άνθρωποι θέλουν να παραμείνουν στην ίδια δουλειά για πάντα.

Έτσι, μιλήστε για το τι πρέπει να κάνει ο υπάλληλός σας και μάθετε να κερδίσετε μια προσφορά ή να προετοιμαστείτε για μια μεταφορά σε διαφορετικό είδος εργασίας.

5. Επαινούν

Όλοι θέλουν να ακούσουν πότε είναι επιτυχείς. Ενώ η καλύτερη στιγμή για να επαινέσω έναν υπάλληλο είναι αυτή τη στιγμή ("Hey, υπέροχη παρουσίαση!" Ή "μόλις είδα ότι χειρίζεστε τέλεια αυτόν τον ενοχλητικό πελάτη!") Οι διευθυντές δεν είναι παντού όλοι μαζί.

Βεβαιωθείτε ότι επαινείτε τους υπαλλήλους σας για τα επιτεύγματά τους. Κρατήστε τα μάτια και τα αυτιά σας ανοιχτά για αναφορές καλής εργασίας. Αν κάποιος άλλος λέει, "Γεια σου, η Τζέιν έκανε μια φοβερή δουλειά χθες", γράψε την και την φέρει μαζί της μαζί σου στο ένα. (Αυτή είναι επίσης μια τεράστια τεκμηρίωση που πρέπει να έχετε για τις προσαρμογές μισθών που βασίζονται στις επιδόσεις σας.)

6. Διόρθωση

Μαζί με τις επαίνους, πρέπει να γίνουν διορθώσεις. Όπως και ο έπαινος, το μεγαλύτερο μέρος αυτής της ανατροφοδότησης είναι πιο αποτελεσματικό όταν δίνεται αυτή τη στιγμή - εάν είναι απαραίτητο. Εκτός αν μια κατάσταση είναι επείγουσα και επικίνδυνη, πρέπει να προσφέρετε διορθώσεις ιδιωτικά. (Είναι εντάξει να φωνάξετε σε έναν υπάλληλο για να πάρετε τον πυροσβεστήρα για να βγάλετε μια πυρκαγιά, αλλά δεν είναι εντάξει να φωνάξετε στον υπάλληλο μπροστά από πελάτες και άλλους υπαλλήλους επειδή το συρτάρι μετρητών του ήταν σύντομο).

Οι συσκέψεις one-on-one είναι η ώρα να καθίσετε και να προσφέρετε διορθώσεις και συμβουλές.

Οι διορθώσεις που προσφέρετε μπορούν να κυμαίνονται από τις απαιτητικές απαιτήσεις ("έχουμε ένα εταιρικό πρότυπο χρησιμοποιώντας Times New Roman για αναφορές, αλλάξτε τις αναφορές σας"), στα χαρακτηριστικά της προσωπικότητας που προκαλούν προβλήματα ("Έχω παρατηρήσει ότι επικρίνετε τους συναδέλφους σας. Αν έχετε ανησυχίες σχετικά με έναν συνεργάτη, παρακαλώ να τους φέρτε σε εμένα και θα τα χειριστώ. Η δουλειά σου είναι να κάνεις X, Y και Z. Μην ανησυχείς για το έργο της Jane.)

Οι επικρίσεις θα πρέπει πάντα να βοηθούν παρά να παρέχουν τιμωρία - τουλάχιστον στην αρχή. Κανένας διευθυντής δεν πρέπει να περιμένει την τελειότητα Ωστόσο, υπάρχουν κάποιες ενέργειες που ίσως χρειαστούν "τιμωρία". Εάν ένας υπάλληλος χρονολογείται καθυστερημένα, ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα σχέδιο βελτίωσης της απόδοσης. Εάν ένας υπάλληλος εκφοβίζει άλλους υπαλλήλους, μπορεί να χρειαστεί να τοποθετήσετε μια εγγραφή στο αρχείο προσωπικού του και να συνοδεύσετε αυτήν την πειθαρχική ενέργεια με εντατική συμβουλευτική.

Τα συνηθισμένα άτομα-σε-σας επιτρέπουν να συμβαδίσετε με αυτές τις καταστάσεις, ώστε τίποτα να μην βγαίνει από το χέρι. Για παράδειγμα, ποτέ δεν θα έχετε αναγκαστεί να αναλάβετε έναν φοβερό εκτοπισμό στο χώρο εργασίας, επειδή θα έχετε διορθώσει τα προβλήματα με το πρώτο σημάδι τους και εάν οι διορθώσεις δεν λειτουργούν, τεκμηριώνετε μια ισχυρή υπόθεση για τερματισμό της απασχόλησης.

7.Νέες αναθέσεις

Ενώ δεν περιμένετε μια συνάντηση one-on-one για να αναθέσετε σε έναν υπάλληλο νέο στόχο ή στόχο, είναι συχνά το καλύτερο μέρος για να συζητήσετε ένα νέο έργο. Σας δίνει το χρόνο να παρουσιάσετε ολόκληρο το έργο και για τον υπάλληλό σας να θέτει ερωτήσεις έτσι ώστε όταν φύγει από το γραφείο σας, είναι έτοιμη να πάει.

Μπορεί επίσης να δημιουργήσει ανησυχίες και ιδέες που μπορεί να κάνουν την εκτέλεση του έργου πιο ομαλά. Πρέπει επίσης να κατανοήσει το ύψος της εξουσίας και της αυτονομίας που μπορεί να ασκεί κατά τη λήψη αποφάσεων. Τέλος, ο εργαζόμενος πρέπει να δημιουργήσει μαζί σας ένα κρίσιμο μονοπάτι που καθορίζει τις ώρες που θα χρειαστείτε ανατροφοδότηση σχετικά με την πρόοδό του κατά τη διάρκεια μιας συναντήσεώς σας.

Πόσο συχνά πρέπει να πραγματοποιείτε μια one-for-one συνάντηση;

Καμία απλή απάντηση δεν καλύπτει όλες τις απρόβλεπτες καταστάσεις. Εξαρτάται από τον αριθμό των εργαζομένων που έχετε, από το είδος της δουλειάς που κάνετε, την υποστήριξη που χρειάζονται οι εργαζόμενοί σας και το χρονοδιάγραμμά σας. Μερικές φορές, 15 λεπτά κάθε φορά, μία φορά το μήνα, αρκούν για να κρατηθούν πάνω σε όλα.

Μερικές φορές μπορεί να χρειαστείτε μια ώρα την εβδομάδα για να πετύχετε τους επτά στόχους που περιγράφονται παραπάνω. Εάν είστε νέοι στις συναντήσεις one-on-one, ξεκινήστε με κάθε άλλη εβδομάδα για μισή ώρα και προσαρμόστε την προς τα πάνω ή προς τα κάτω όπως απαιτείται. Δεν χρειάζεται να προγραμματίσετε το ίδιο χρονικό διάστημα για κάθε εργαζόμενο, παρόλο που θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν προτιμάτε έναν υπάλληλο έναντι άλλου.

Όταν παίρνετε τη συνήθεια των τακτικών ραντεβού με τις άμεσες αναφορές σας, θα διαπιστώσετε ότι το τμήμα σας λειτουργεί πιο ομαλά. Οι υπάλληλοί σας θα γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν και θα ξέρετε τι πρέπει να κάνετε για να τους βοηθήσετε.

Και, αν δεν τα κρατάτε ήδη, προγραμματίζετε ένα ραντεβού ένα με ένα με το αφεντικό σας περιοδικά. Θα επωφεληθείτε από αυτό το πρόσωπο με το αφεντικό σας, ακριβώς όπως οι υπάλληλοί σας επωφελούνται από το χρόνο που περνούν one-on-one μαζί σας.